Mapa Referencial de Serviços 

1 | GESTÃO DOCUMENTAL

Um programa de gestão integrada de documentos busca garantir que toda a informação e os documentos produzidos, recebidos ou acumulados por sua organização, em todo o ciclo de vida, sejam gerenciados como um recurso estratégico de forma contínua e permanente.

Propósitos Gerais

Preservar dinamicamente os documentos durante todo seu ciclo vital de forma acessível, inteligível e utilizável enquanto tenham um valor jurídico-administrativo ou um valor contínuo.

Proporcionar que a informação contida nos documentos esteja disponível no formato apropriado, para as pessoas certas e no momento oportuno.

Buscar a garantia de que os documentos -e a informação contida neles- sejam usados com o máximo aproveitamento desde o momento em que são criados.

Metas

Normalização da produção documental, gerando documentos autorizados e confiáveis de forma acessível, inteligível e em condições idôneas de uso durante o tempo necessário para auxiliar as necessidades administrativas e a prestação de contas da organização.

Eficiência e economia no trabalho mediante a eliminação sistemática da produção de documentos desnecessários, da duplicação informacional e de esforços, criando-se e mantendo-se somente os documentos relevantes e necessários, de valor jurídico, fiscal e memorialístico, sistematizando a disponibilidade e a conservação.

Facilitar o acesso aos documentos, tanto correntes (com valor jurídico e administrativo) quanto os selecionados para a conservação permanente (valor probatório ou memorialístico), otimizando as tomadas de decisões, a prestação de contas e a transparência administrativa.

A correta determinação da obsolescência documental e a destruição segura, com base legal, dos documentos desnecessários.

A determinação segura e confiável dos documentos que devem ser conservados de forma permanente, bem como a adequada preservação desses documentos.

A classificação orgânica/funcional e a ordenação dos documentos de valor permanente, preservando a informação dos contextos em que foram criados.

A correta descrição dos documentos de valor permanente de maneira que revelem seus conteúdos informacionais e possam ser disponibilizados à pesquisa.

Investimento
(consultar hora técnica)*
Obs: Esta prestação de serviço, tanto na modalidade consultoria ou assessoria, requer a elaboração de um projeto específico.

2 | DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS

Serviço/Descrição/Valores referenciais

Página Digitalizada [ Formato A4 > PDF ] R$ 0,27 p/ imagem

Opcional
Página PDF >> OCR (Optical Character Recognition – reconhecimento de caracteres que torna o documento pesquisável) – R$ 0,07

Opcional
Cadastro e Indexação de documentos digitalizados no sistema AdB|My.Box (até 6 campos indexados) – R$ 0,18

Opcional
Armazenamento (cloud storage) e acesso web 24×7 via Sistema dedicado – AdB.My Box* – R$349,90 /mês

Opcional
Transferência e gravação em mídia externa (CD/DVD ou HD) para pesquisa, visualização e impressão. Mídias fornecidas pelo cliente. – cortesia

3 | SISTEMA DE GESTÃO DOCUMENTAL

Serviço/Descrição/Valor

Consulta, inserção e controle do fluxo de documentos via Sistema Web. 05 Usuários / 10Gb

*Adb|MyBox é um completo sistema de gestão documental (DMS, Document Management System) baseado na web que lhe permite administrar toda a documentação da sua empresa de forma simples, segura e eficaz. Bastante intuitivo, o sistema de gestão documental permite a centralização e o gerenciamento de uma grande quantidade de documentos digitais (ou digitalizados), sob os mais diversos suportes, proporcionando diversas formas de controle e acesso imediato às informações da sua organização.

Algumas características do sistema AdB|My.box :

O acesso a todos os documentos é controlado por um sistema de privilégios, com base em usuários e grupos, garantindo que todos com acesso ao sistema de gestão de documentos tenham o acesso à informação necessária, sob restrições pré estabelecidas de leitura e escrita aos documentos.

Também é possível associar cada documento ou grupo de documentos a um ou mais revisores e aprovadores, de modo a facilitar a implementação de fluxos de trabalho (workflow) específicos, administrando o status de cada documento, datas de expiração, bloqueio de arquivos etc.

Cada documento tem um histórico de versão detalhada com alterações correspondentes, assim é possível manter, ao longo do tempo, um controle total sobre o ciclo de vida da documentação e sua evolução. Criptografia SSL, SSAE 16, ISAE 3402.

> demonstração do sistema:

evaluatemybox.adb.inf.br
(use convidado p/ usuário e senha)
R$349,90/mês

4 | DESTRUIÇÃO SEGURA DE DOCUMENTOS

Descrição/Valor p/ Kg

Destruição de documentos por sistema de fragmentação, com nível de segurança P4 (DIN 66.399) que gera partículas de 4 x 40 mm. OBS: valor para papéis textuais planos armazenados em caixas-arquivo padrão. Outros suportes documentais, mídias ou equipamentos informáticos sob consulta. – R$ 2,88

Elaboração de Edital de Descarte. Publicação sob encargo do cliente. – R$37,00

5 | CONSULTORIA E ASSESSORIA

Descrição: a unidade de trabalho é a Hora Técnica (HT), de sessenta minutos à disposição do cliente. Os valores podem sofrer alteração de acordo com a complexidade do trabalho e/ou modalidades de contrato.
Valor HT mínimo – R$ 44,96
Valor HT máximo/Consultoria/Mentoria In Company – R$247,82

Responsabilidade Técnica: Elaboração de Pareceres, Relatórios, Planos, Projetos, Laudos ou outros documentos que exijam a aplicação de conhecimentos específicos.
Valor HT mínimo – R$247,82
Valor HT máximo – R$443,21

Estudos, Pesquisas, Análises, Planejamentos, Projetos etc.
Valor HT mínimo – R$172,28
Valor HT máximo – R$443,21

Assessoria In Company (+ responsabilidade técnica) – 20 HT
Valor HT mínimo – R$ 89,78
Valor HT máximo – R$99,76

Assessoria In Company (+ responsabilidade técnica) – 21 a 40 HT
Valor HT mínimo – R$79,80
Valor HT máximo – R$99,76

Assessoria In Company (+ responsabilidade técnica) – 41 a 60 HT
Valor HT mínimo – R$69,86
Valor HT máximo – R$99,76

Assessoria In Company (+ responsabilidade técnica) – 61 a 100 HT
Valor HT mínimo – R$59,85
Valor HT máximo – R$99,76

Assessoria In Company (+ responsabilidade técnica) – acima de 101 HT
Valor HT mínimo – R$ 44,96
–
* A HT pode sofrer variação de acordo com o âmbito e a amplitude dos serviços.

6 | COMUNICAÇÃO

sítio web customizável e ampliável (telas para site institucional padrão)
projeto gráfico + programação lógica e implementação + base de dados

R$ 7.123,00 valor referencial

_ OPCIONAL – Elaboração de textos
R$208,50/lauda

_ OPCIONAL – Revisão técnica textual
R$5,00/lauda

_ OPCIONAL – Tratamento gráfico de imagens
R$35,00/imagem

_ OPCIONAL – Manutenção técnica
R$ 750,00 /mês

* Os serviços e respectivos valores descritos neste documento servem apenas como referência.
Para um orçamento mais detalhado, preciso, solicite uma visita técnica.

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Classificação: Sequências de operações que visa distribuir os documentos de acordo com a estrutura, funções e atividades institucionais. Gera o instrumento de gestão denominado Plano de Classificação de Documentos (PCD).

Destinação: Decisão, com base na avaliação documental, quanto ao encaminhamento de documentos para guarda permanente, descarte ou eliminação. Gera o instrumento de gestão denominado Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos (TTDD).

Arquivo Corrente: Conjunto de documentos, em tramitação ou não, que, pelo seu valor jurídico-administrativo ou fiscal estar ainda vigente (valor primário), é objeto de consultas frequentes pela entidade que o produziu, a quem compete a sua administração e guarda.

Arquivo Intermediário: Conjunto de documentos originários de arquivos correntes, com uso pouco frequente, que aguarda destinação.

Arquivo Permanente ou Histórico: 1. Conjunto de documentos preservados em caráter definitivo (ou longo prazo) em função de seu valor. 2. Setor organizacional responsável pela guarda permanente e acesso de documentação vital e essencial.

Arquivo Setorial: Arquivo acumulado por um determinado setor ou serviço de uma administração. Unidade administrativa ou serviço encarregado do arquivo setorial; existindo um arquivo central, estará a ele tecnicamente subordinado.

Ciclo Vital dos Documentos: Sucessivas fases pelas quais passam os documentos de um arquivo, da sua produção e uso até sua eliminação ou guarda permanente.

Avaliação: Processo de análise de documentos de arquivo que estabelece os prazos de guarda e a destinação de acordo com os valores que lhes são atribuídos (jurídicos, administrativos, fiscais, culturais, científicos, memorialísticos etc).

Um programa de gestão integrada de documentos busca garantir que toda a informação e os documentos produzidos, recebidos ou acumulados por sua organização, em todo o ciclo de vida, sejam gerenciados como um recurso estratégico de forma contínua e permanente.

Um sistema SIGAD objetiva manter a relação orgânica entre os documentos, garantir a confiabilidade, a autenticidade e o acesso em longo prazo aos documentos – ou seja, garante o valor como fonte de prova das atividades. 

Além disso, é uma base sólida de apoio à gestão de documentos, por controlar todo o ciclo de vida, da produção à destinaçāo final dos documentos.

Um sistema GED está incluído em um SIGAD. Objetiva agilizar a busca, recuperação e uso dos documentos.

• FONTE DE PROVA: para manterem a qualidade probatória, isto é, servirem como fonte de prova, os documentos devem ser presumidamente autênticos e, portanto, precisam manter a forma fixa e o conteúdo estável.

• FORMA FIXA E CONTEÚDO ESTÁVEL: essa qualidade baseia-se nos elementos que compõem o ambiente de gestão e preservação dos documentos digitais (SIGAD, metadados, políticas, normas, procedimentos etc).

• AUTENTICIDADE: os documentos arquivísticos digitais criados e mantidos em sistemas informatizados que nao sao SIGADs, nāo têm a autenticidade garantida. Portanto, quando sao recolhidos a um RDC-Arq, serão considerados documentos autenticados, nao autênticos. O que configura um risco à credibilidade do documento.

• AUTENTICIDADE NĀO SE RECUPERA: documentos criados em sistemas informatizados que nāo atendam elementos de gestão arquivística, diplomática e preservação digital, nao possuem presunção de autenticidade, e esta, nao poderá ser recuperada no futuro.

• EXTINÇĀO DA AUTENTICIDADE: ao se desconsiderar os procedimentos de gestão e preservação, os documentos digitais perdem as características que lhe fornecem autenticidade, nao sendo confiáveis jurídica e administrativamente ou à pesquisa.