Information as a service

Método de Trabalho

1
Análise insitucional
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2
Diagnóstico
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3
Plano estratégico
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4
Programa Arquivístico
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Soluções completas na gestão da informação e do conhecimento

Administramos e protegemos seus documentos

Produtos & Serviços

Após análise técnica apresentamos soluções sob medida para você. Solicite uma visita!

Soluções em gestão eletrônica & Digitalizaçāo de documentos

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Compliance + Records Management

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Guarda & gestão de documentos

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Assessoria, Consultoria & Treinamento

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Alguns clientes

e empresas que já se beneficiaram dos nossos serviços

Sobre a Arxius

Uma empresa especializada, com uma equipe multidisciplinar

Quem somos

A Arxius do Brasil é uma empresa de consultoria, assessoria e outsourcing (ou externalização, terceirização de prestação de serviços) que atua no âmbito das ciências da informação e da documentação, principalmente na gestão integrada de acervos e armazenamento  digital. Fundada em 2007, com sede na cidade de Porto Alegre, Rio Grande do Sul, a Arxius do Brasil tem como missão propor soluções que se adaptem às necessidades específicas de gestão da informação e da memória institucional de seus clientes.

Composta por uma equipe multidisciplinar de arquivologistas, analistas de sistemas, historiadores, museólogos, bibliotecários entre outros profissionais e empresas associadas, a Arxius do Brasil possui um amplo leque de saberes que a habilita a fornecer soluções seguras e rentáveis para seus clientes, sejam empresas públicas ou privadas, pessoas físicas, famílias e organizações diversas, pequenas, médias ou grandes. E em relação aooutsourcing, oferecemos parceria: nossa filosofia está na sinergia com nossos clientes. 

Focamos a assistência personalizada, a atenção às particularidades e necessidades de cada cliente, a proposição de soluções e serviços específicos que solucionem problemas, facilitem o cotidiano, permitam o desenvolvimento e o crescimento da empresa.

Solicite gratuitamente um Planejamento Especial de Prestação de Serviços e oferta de soluções. Com esse estudo analítico em mãos, podemos elaborar uma proposta de serviço especializado sob medida, oferecendo determinados serviços e metodologias de trabalho elaborados para as necessidades da sua organização.

Nossos paradigmas

Esomos rigorosos na observação do código deontológico da nossa profissão. O Código de ética da categoria define os princípios de probidade, profissionalismo e confidencialidade com que atuamos:

1| Manter a integridade dos arquivos e garantir, desse modo, além da funcionalidade jurídico-administrativa, que eles constituam um testemunho do passado, duradouro e fidedigno. 2| Preservar a autenticidade e todas as particularidades dos documentos durante as operações de tratamento, conservação e exploração. 4| Assegurar sempre a comunicabilidade e a compreensão dos registros informacionais. 5| Ser responsáveis pelo tratamento dos documentos e justificar as suas modalidades. 6| Facilitar o acesso do maior número possível de usuários aos arquivos permanentes. 7| Procurar encontrar um justo equilíbrio, no quadro da legislação em vigor, entre o direito ao saber e o respeito pela vida privada. 8| Buscar melhorar o nível profissional e renovar, sistemática e continuadamente, os conhecimentos e partilhar os resultados de pesquisas e experiências com profissionais afins. 9| Por atuar em uma área necessariamente multi e transdisciplinar, buscamos trabalhar em colaboração com colegas e membros de profissões próximas a fim de garantir, amplamente, a conservação e a dinamização do patrimônio documental. 10| Assegurar a confidencialidade dos registros informacionais que são objetos de tratamento documental.

Portanto, somos uma empresa que persegue a multidisciplinariedade, a excelência na prestação de serviços especializados, a sinergia entre colaboradores de distintas e complementares áreas de formação para ofertar soluções integrais e comprometidas com o desenvolvimento de nossos clientes.

Linha de Tempo

Fundação: compromisso social e científico
2009
2010
Nossos clientes são nossos parceiros
Novos serviços, um desejo de novos desafios
2011
2014
uma nova etapa: data & doc storage
Sede própria
2015
2017
Filial Aracaju

Áreas de atuação de nossos clientes

Sindicatos, ONGs, MPEs90%
Setor financeiro e contábil85%
Administração Pública55%
Empresas de médio e grande porte56%

Serviços

Guarda & gestão de documentos96%
GED + Digitalização de documentos88%
Destruição segura de documentos75%
Consultoria diversa69%

Diretoria Executiva

Entre em contato conosco. Estamos sempre dispostos ao desenvolvimento de novos negócios.
Érico Moraes (Diretor Executivo)

Érico Moraes (Diretor Executivo)

ericofm@adb.inf.br

Bacharel em Arquivologia pela UFRGS, tem experiência na interação das áreas da Tecnologia da Informação e das Ciências da Informação, com ênfase em Arquivologia, notadamente no desenvolvimento de base de dados e sistemas de gestão aplicada aos arquivos, museus e bibliotecas. Atua especialmente como responsável pelas soluções de Tecnologia da Informação (TI). 

Cláudio Teixeira (Consultor)

Cláudio Teixeira (Consultor)

claudio@adb.inf.br

Arquivista graduado pela UFRGS, Cláudio Teixeira atua há duas décadas na interação das áreas da Comunicação e das Ciências da Informação, com ênfase em Arquivologia, possuindo experiências interdisciplinares na gestão de patrimônios materiais e imateriais e políticas aplicadas à arquivos públicos, privados, bibliotecas e museus no âmbito das ciências da informação. 

Yuri Victorino (Diretor de Negócios)

Yuri Victorino (Diretor de Negócios)

yuri@adb.inf.br

Yuri Victorino é arquivista e especialista em documentos audiovisuais e colecionismo. Como jornalista, atuou durante décadas nas principais redes televisivas do RS. Foi diretor do Museu de Comunicação Social Hipólito da Costa e fundador e mantenedor do Centro de Memória e Informação Pessoal Yuri Victorino – CEMIP com ênfase no resgate e acesso a documentos de interesse público em risco de perda iminente e os relacionados à numismática, a sigilografia e a filatelia. 

Estamos sempre buscando novos parceiros e colaboradores com habilidades em diversas áreas

Entre em contato conosco

Sugestões de serviços integrados

Além de soluções sob medida, você pode escolher planos de prestação de serviços + produtos especializados. * Os pacotes de serviços e preços são sugeridos.

Básico

  • Storage Offsite
  • Guarda: até 1.000 caixas 
  • Entrega e Coleta 
  • Digitalização sob demanda
  • Suporte técnico h/comercial
  • Auditoria & Diagnóstico

Premium

  • Plano Básico + 
  • Storage Offsite & Cloud
  • Guarda: até 1.000 caixas
  • Conservação preventiva
  • Plano de ação contra sinistros
  • DMS My.box (5 users/1Gb)

Ultimate

  • Plano Premium +
  • Guarda: até 1.000 caixas
  • Gestão documental
  • DMS My.box (dedicado)
  • Digitalização em massa 
  • Destruição de documentos

Dedicated

  • Gestão documental
  • Equipe no local (in Co.) 
  • Assessoria estratégica
  • DMS My.box (dedicado)
  • Digitalização em massa
  • Destruição de documentos

Não sabe qual plano escolher? O método DIRKS, aplicado gratuitamente, definirá as melhores soluções para você!

1
Análise insitucional
⏶
2
Identificação de Status
⏶
3
Plano estratégico
⏶
4
Programa Arquivístico
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In memorian

Onde estamos?

Matriz: Porto Alegre, Rio Grande do Sul. Filial: Aracaju, Sergipe

Entre em contato

Escritório central:
Rua Cipó, 645-301 
Porto Alegre – Rio Grande do Sul 
Fone/fax: +55 (51) 3273.1572 | WhatsApp:(51) 9 9952.9341

NO/NE: Aracaju – Sergipe
Fones: (79) 3022.0998 | WhatsApp:(79) 9 8815.0110

Horários:

Atendimento a clientes: 24h/sete dias da semana (telefones fornecidos junto ao contrato)

Atendimento a fornecedores: de segunda a sexta-feira, das 8h às 19h – exceto feriado.

Perguntas frequentes

Mapa Referencial de Serviços 



1 | GESTÃO DOCUMENTAL

Um programa de gestão integrada de documentos busca garantir que toda a informação e os documentos produzidos, recebidos ou acumulados por sua organização, em todo o ciclo de vida, sejam gerenciados como um recurso estratégico de forma contínua e permanente.

Propósitos Gerais

Preservar dinamicamente os documentos durante todo seu ciclo vital de forma acessível, inteligível e utilizável enquanto tenham um valor jurídico-administrativo ou um valor contínuo.

Proporcionar que a informação contida nos documentos esteja disponível no formato apropriado, para as pessoas certas e no momento oportuno.

Buscar a garantia de que os documentos -e a informação contida neles- sejam usados com o máximo aproveitamento desde o momento em que são criados.

Metas

Normalização da produção documental, gerando documentos autorizados e confiáveis de forma acessível, inteligível e em condições idôneas de uso durante o tempo necessário para auxiliar as necessidades administrativas e a prestação de contas da organização.

Eficiência e economia no trabalho mediante a eliminação sistemática da produção de documentos desnecessários, da duplicação informacional e de esforços, criando-se e mantendo-se somente os documentos relevantes e necessários, de valor jurídico, fiscal e memorialístico, sistematizando a disponibilidade e a conservação.

Facilitar o acesso aos documentos, tanto correntes (com valor jurídico e administrativo) quanto os selecionados para a conservação permanente (valor probatório ou memorialístico), otimizando as tomadas de decisões, a prestação de contas e a transparência administrativa.

A correta determinação da obsolescência documental e a destruição segura, com base legal, dos documentos desnecessários.

A determinação segura e confiável dos documentos que devem ser conservados de forma permanente, bem como a adequada preservação desses documentos.

A classificação orgânica/funcional e a ordenação dos documentos de valor permanente, preservando a informação dos contextos em que foram criados.

A correta descrição dos documentos de valor permanente de maneira que revelem seus conteúdos informacionais e possam ser disponibilizados à pesquisa.

Investimento
(consultar hora técnica)*
Obs: Esta prestação de serviço, tanto na modalidade consultoria ou assessoria, requer a elaboração de um projeto específico.


2 | DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS

Serviço/Descrição/Valores referenciais

Página Digitalizada [ Formato A4 > PDF ] R$ 0,27 p/ imagem

Opcional
Página PDF >> OCR (Optical Character Recognition – reconhecimento de caracteres que torna o documento pesquisável) – R$ 0,07

Opcional

Cadastro e Indexação de documentos digitalizados no sistema AdB|My.Box (até 6 campos indexados) – R$ 0,18

Opcional
Armazenamento (cloud storage) e acesso web 24×7 via Sistema dedicado – AdB.My Box* – R$349,90 /mês

Opcional

Transferência e gravação em mídia externa (CD/DVD ou HD) para pesquisa, visualização e impressão. Mídias fornecidas pelo cliente. – cortesia


3 | SISTEMA DE GESTÃO DOCUMENTAL

Serviço/Descrição/Valor

Consulta, inserção e controle do fluxo de documentos via Sistema Web. 05 Usuários / 10Gb

*Adb|MyBox é um completo sistema de gestão documental (DMS, Document Management System) baseado na web que lhe permite administrar toda a documentação da sua empresa de forma simples, segura e eficaz. Bastante intuitivo, o sistema de gestão documental permite a centralização e o gerenciamento de uma grande quantidade de documentos digitais (ou digitalizados), sob os mais diversos suportes, proporcionando diversas formas de controle e acesso imediato às informações da sua organização.

Algumas características do sistema AdB|My.box :

O acesso a todos os documentos é controlado por um sistema de privilégios, com base em usuários e grupos, garantindo que todos com acesso ao sistema de gestão de documentos tenham o acesso à informação necessária, sob restrições pré estabelecidas de leitura e escrita aos documentos.

Também é possível associar cada documento ou grupo de documentos a um ou mais revisores e aprovadores, de modo a facilitar a implementação de fluxos de trabalho (workflow) específicos, administrando o status de cada documento, datas de expiração, bloqueio de arquivos etc.

Cada documento tem um histórico de versão detalhada com alterações correspondentes, assim é possível manter, ao longo do tempo, um controle total sobre o ciclo de vida da documentação e sua evolução. Criptografia SSL, SSAE 16, ISAE 3402.

> demonstração do sistema:

evaluatemybox.adb.inf.br
(use convidado p/ usuário e senha)
R$349,90/mês


4 | DESTRUIÇÃO SEGURA DE DOCUMENTOS

Descrição/Valor p/ Kg

Destruição de documentos por sistema de fragmentação, com nível de segurança P4 (DIN 66.399) que gera partículas de 4 x 40 mm. OBS: valor para papéis textuais planos armazenados em caixas-arquivo padrão. Outros suportes documentais, mídias ou equipamentos informáticos sob consulta. – R$ 2,88

Elaboração de Edital de Descarte. Publicação sob encargo do cliente. – R$37,00



5 | CONSULTORIA E ASSESSORIA

Descrição: a unidade de trabalho é a Hora Técnica (HT), de sessenta minutos à disposição do cliente. Os valores podem sofrer alteração de acordo com a complexidade do trabalho e/ou modalidades de contrato.
Valor HT mínimo – R$ 44,96
Valor HT máximo/Consultoria/Mentoria In Company – R$247,82

Responsabilidade Técnica: Elaboração de Pareceres, Relatórios, Planos, Projetos, Laudos ou outros documentos que exijam a aplicação de conhecimentos específicos.
Valor HT mínimo – R$247,82
Valor HT máximo – R$443,21

Estudos, Pesquisas, Análises, Planejamentos, Projetos etc.
Valor HT mínimo – R$172,28
Valor HT máximo – R$443,21

Assessoria In Company (+ responsabilidade técnica) – 20 HT
Valor HT mínimo – R$ 89,78
Valor HT máximo – R$99,76

Assessoria In Company (+ responsabilidade técnica) – 21 a 40 HT
Valor HT mínimo – R$79,80
Valor HT máximo – R$99,76

Assessoria In Company (+ responsabilidade técnica) – 41 a 60 HT
Valor HT mínimo – R$69,86
Valor HT máximo – R$99,76

Assessoria In Company (+ responsabilidade técnica) – 61 a 100 HT
Valor HT mínimo – R$59,85
Valor HT máximo – R$99,76

Assessoria In Company (+ responsabilidade técnica) – acima de 101 HT
Valor HT mínimo – R$ 44,96

* A HT pode sofrer variação de acordo com o âmbito e a amplitude dos serviços.



6 | COMUNICAÇÃO

sítio web customizável e ampliável (telas para site institucional padrão)
projeto gráfico + programação lógica e implementação + base de dados

R$ 7.123,00 valor referencial

_ OPCIONAL – Elaboração de textos
R$208,50/lauda

_ OPCIONAL – Revisão técnica textual
R$5,00/lauda

_ OPCIONAL – Tratamento gráfico de imagens
R$35,00/imagem

_ OPCIONAL – Manutenção técnica
R$ 750,00 /mês

* Os serviços e respectivos valores descritos neste documento servem apenas como referência.
Para um orçamento mais detalhado, preciso, solicite uma visita técnica.

 


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Classificação: Sequências de operações que visa distribuir os documentos de acordo com a estrutura, funções e atividades institucionais. Gera o instrumento de gestão denominado Plano de Classificação de Documentos (PCD).

Destinação: Decisão, com base na avaliação documental, quanto ao encaminhamento de documentos para guarda permanente, descarte ou eliminação. Gera o instrumento de gestão denominado Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos (TTDD).

Arquivo Corrente: Conjunto de documentos, em tramitação ou não, que, pelo seu valor jurídico-administrativo ou fiscal estar ainda vigente (valor primário), é objeto de consultas frequentes pela entidade que o produziu, a quem compete a sua administração e guarda.

Arquivo Intermediário: Conjunto de documentos originários de arquivos correntes, com uso pouco frequente, que aguarda destinação.

Arquivo Permanente ou Histórico: 1. Conjunto de documentos preservados em caráter definitivo (ou longo prazo) em função de seu valor. 2. Setor organizacional responsável pela guarda permanente e acesso de documentação vital e essencial.

Arquivo Setorial: Arquivo acumulado por um determinado setor ou serviço de uma administração. Unidade administrativa ou serviço encarregado do arquivo setorial; existindo um arquivo central, estará a ele tecnicamente subordinado.

Ciclo Vital dos Documentos: Sucessivas fases pelas quais passam os documentos de um arquivo, da sua produção e uso até sua eliminação ou guarda permanente.

Avaliação: Processo de análise de documentos de arquivo que estabelece os prazos de guarda e a destinação de acordo com os valores que lhes são atribuídos (jurídicos, administrativos, fiscais, culturais, científicos, memorialísticos etc).

Um programa de gestão integrada de documentos busca garantir que toda a informação e os documentos produzidos, recebidos ou acumulados por sua organização, em todo o ciclo de vida, sejam gerenciados como um recurso estratégico de forma contínua e permanente.

Propósitos Gerais

  • Preservar dinamicamente os documentos durante todo seu ciclo vital de forma acessível, inteligível e utilizável enquanto tenham um valor jurídico-administrativo ou um valor contínuo.

     

  • Proporcionar que a informação contida nos documentos esteja disponível no formato apropriado, para as pessoas certas e no momento oportuno.

     

  • Buscar a garantia de que os documentos -e a informação contida neles- sejam usados com o máximo aproveitamento desde o momento em que são criados.

Principais Metas

  • Normalização da produção documental, gerando documentos autorizados e confiáveis de forma acessível, inteligível e em condições idôneas de uso durante o tempo necessário para auxiliar as necessidades administrativas e a prestação de contas da organização.

     

  • Eficiência e economia no trabalho mediante a eliminação sistemática da produção de documentos desnecessários, da duplicação informacional e de esforços, também visando potencializar a troca de documentos impressos por digitais, criando-se e mantendo-se somente os documentos relevantes e necessários, de valor jurídico, fiscal e memorialístico, sistematizando a disponibilidade e a conservação.

     

  • Facilitar o acesso aos documentos, tanto correntes (com valor jurídico e administrativo) quanto os selecionados para a conservação permanente (valor probatório ou memorialístico), otimizando as tomadas de decisões, a prestação de contas e a transparência administrativa.

     

  • A correta determinação da obsolescência documental e a destruição segura, com base legal, dos documentos desnecessários.

     

  • A determinação segura e confiável dos documentos que devem ser conservados de forma permanente, bem como a adequada preservação desses documentos.

     

  • A classificação orgânica/funcional e a ordenação dos documentos de valor permanente, preservando a informação dos contextos em que foram criados.

     

  • A correta descrição dos documentos de valor permanente de maneira que revelem seus conteúdos informacionais e possam ser disponibilizados à pesquisa.

Um sistema SIGAD objetiva manter a relação orgânica entre os documentos, garantir a confiabilidade, a autenticidade e o acesso em longo prazo aos documentos – ou seja, garante o valor como fonte de prova das atividades. 

Além disso, é uma base sólida de apoio à gestão de documentos, por controlar todo o ciclo de vida, da produção à destinaçāo final dos documentos.

Um sistema GED está incluído em um SIGAD. Objetiva agilizar a busca, recuperação e uso dos documentos.

  • FONTE DE PROVA: para manterem a qualidade probatória, isto é, servirem como fonte de prova, os documentos devem ser presumidamente autênticos e, portanto, precisam manter a forma fixa e o conteúdo estável.
  • FORMA FIXA E CONTEÚDO ESTÁVEL: essa qualidade baseia-se nos elementos que compõem o ambiente de gestão e preservação dos documentos digitais (SIGAD, metadados, políticas, normas, procedimentos etc).
  • AUTENTICIDADE: os documentos arquivísticos digitais criados e mantidos em sistemas informatizados que nao sao SIGADs, nāo têm a autenticidade garantida. Portanto, quando sao recolhidos a um RDC-Arq, serão considerados documentos autenticados, nao autênticos. O que configura um risco à credibilidade do documento.
  • AUTENTICIDADE NĀO SE RECUPERA: documentos criados em sistemas informatizados que nāo atendam elementos de gestão arquivística, diplomática e preservação digital, nao possuem presunção de autenticidade, e esta, nao poderá ser recuperada no futuro.
  • EXTINÇĀO DA AUTENTICIDADE: ao se desconsiderar os procedimentos de gestão e preservação, os documentos digitais perdem as características que lhe fornecem autenticidade, nao sendo confiáveis jurídica e administrativamente ou à pesquisa.