Author: Arxius do Brasil

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Outsourcing documental

Terceirizar a gestão e o armazenamento de documentos

Terceirizar a gestão documental promove economia, eficiência e acesso a métodos científicos e tecnologias de ponta sem a necessidade de contratação de pessoal especializado e constantes atualizações de hardware e software, além de eliminar a atividade diária de localizar e acessar documentos no momento adequado e oportuno, indispensáveis às suas atividades cotidianas ou ao cumprimento de requisições legais;

Um estudo da International Data Corporation (http://www.idc.com/) prevê que ‘uma empresa de 500 funcionários possa gastar entre 8 e 19 milhões de euros anuais buscando informação não localizável ou inexistente’, recriando documentos, ocupando até 50% do tempo de trabalho de seus profissionais na localização, leitura ou duplicação de informações necessárias para a tomada de decisões e atividades cotidianas.

A solução da gestão híbrida permite que você tenha armazenado e conservado seus originais em papel perfeitamente organizados, liberando espaço físico nas suas instalações, ao tempo em que você tem controle de acesso a esses documentos, digital (via qualquer dispositivo conectado à internet) ou fisicamente (levamos até você).

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Outsourcing?

Entendendo Outsourcing

– Outsourcing é uma modalidade de gestão que delega uma área ou atividade de trabalho de uma organização a outra empresa externa, denominada outsourcer, especializada no serviço demandado, permitindo a concentração ou diversificação de recursos em atividades vitais e finalísticas da organização.

Essa modalidade acaba gerando uma nova relação entre cliente/provedor: promove a percepção da cooperação mútua como aliança estratégica para o desenvolvimento organizacional.

Porque fazer Outsorcing?

A implantação de outsourcing permite que a empresa se concentre exclusivamente na execução de atividades que produzem os serviços ou produtos que oferecem.

Quais são os benefícios ou vantagens dessa modalidade?

Entre inúmeros -e casuísticos- benefícios, destacamos:

– A redução e o controle dos custos operacionais ou atividades meio;

– A identificação e controle dessas atividades-meio são mais simples, seguras e econômicas com um provedor externo ou outsourcer, por tratar-se de uma empresa especializada na prestação desses serviços.

– A contratação dessa empresa especializada garantirá que a operação externalizada tenha melhores níveis de qualidade, eficiência e eficácia, do que se realizada internamente. Além da empresa economizar em processos, recursos humanos especializados, tecnológicos etc., poderá investir dinheiro e tempo apenas na busca de excelência para o produto ou serviço que oferece. Ou seja, liberando recursos internos das atividades externalizadas, poderá redirecionar esses recursos e agregar valor às atividades-fim, melhorando o foco estratégico da organização.

– De certa forma, os riscos são compartilhados, já que o prestador de serviços outsourcer se converte em uma espécie de sócio-estratégico da empresa contratante (afinal, estará custodiando e dando acesso a todas as informações registradas produzidas, recebidas ou acumuladas pela empresa na consecução de suas atividades).

Fale conosco para saber mais

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Digitalização da obra completa de Sandra Pesavento

A Arxius do Brasil começa a digitalização das obras completas de Sandra Jatahy Pesavento (Porto Alegre, 1945 – 2009). Professora, historiadora, escritora e poeta gaúcha, Pesavento era graduada em História pela UFRGS (1969), mestre em História pela PUCRS (1978) e doutora em História Econômica pela USP (1987); realizou três pós-doutoramentos em Paris e foi professora convidada em várias instituições estrangeiras, professora titular da Universidade Federal do Rio Grande do Sul no Departamento de História e no Programa de Pós-Graduação em Planejamento Urbano e Regional (PROPUR), pesquisadora IA do CNPq e coordenadora nacional do GT em História Cultural da ANPUH.

Entre suas obras, há clássicos como:
Visões do Cárcere. Editora Zouk: Porto Alegre, 2009.
Os Sete Pecados da Capital. Ed. Hucitec: São Paulo, 2008.
História e História Cultural. Ed. Autêntica: Belo Horizonte, 2003.
Uma Outra Cidade: o mundo dos excluídos no final do século XIX.Editora Nacional: São Paulo, 2001.
Imaginário da Cidade: representações do urbano (Paris, Rio de Janeiro e Porto Alegre).Ed. da Universidade: Porto Alegre, 1999.
A Burguesia Gaúcha: dominação do capital e disciplina do trabalho (RS 1889-1930). Ed. Mercado Aberto: Porto Alegre, 1988.

Veja mais sobre a autora:
Dossiê “Sandra Jatahy Pesavento: A Historiadora e Suas Interlocuções”

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Mais detalhes sobre os serviços

A contratação de serviços poderá ser subdividida entre principal e auxiliares. Na prática, o cliente poderá escolher  um pacote de serviços sob medida, ultrapassando o escopo da simples custódia de documentos.

  • Guarda de Documentos ‘On-site‘ ou ‘0ff-site‘: acondionamento, custódia e garantia de acesso a documentos (independente de suporte), com ou sem intervenção arquivística.
  • Gestão de Documentos: a Gestão documental tem entre seus objetivos: facilitar o trabalho com os documentos (por exemplo: quais documentos guardar, como, onde etc); facilitar que o acesso à informação seja um recurso coletivo e sinérgico; preservar a memória institucional; garantir os direitos insitucionais e individuais; incrementar o valor do negócio a partir das informações registradas (experiência acumulada).
  • Consultoria arquivística: especialistas encontram soluções específicas para os diversos âmbitos da memória e da informação institucional.
  • Auditoria Arquivística: especialistas elaboram um laudo e diagnóstico informacional, propondo melhorias.

Serviços auxiliares e complementares

  • Auditoria arquivística e informacional
  • Back ups e cópias de segurança
  • Destruição Segura de Documentosl
  • Digitalização em massa ou sob demanda
  • Elaboração de produtos de divulgação e dinamização de acervos
  • Elaboração de projetos técnicos, sociais ou culturais
  • Higienização de documentos e depósitos
  • Migrações de suporte
  • Plano de ação contra sinistros & conservação preventiva
  • Projetos de Pesquisa Histórica
  • Leitura e transcrição paleográfica
  • Organização de coleções
  • Restauração de documentos
  • Telecinagem (migrações de suporte)
  • Treinamento, capacitação e cursos In Company (à distância ou presencial)
  • +

Modalidades de Acesso aos documentos sob custódia

(  ) Local (horário comercial): com agendamento de horário
(  ) Local (horário comercial): sem restrições
      (   ) diário
      (   ) semanal
      (   ) mensal

(   ) Acesso remoto 24×7: sofware de gestão de documentos instalado na empresa.
(   ) Acesso remoto 24×7: acesso web às bases de dados da Arxius do Brasil.

Entrega de Documentos

(   )  Rush: o documento será entregue em até 120 minutos após ter sido efetuado o pedido.
(   ) Express: o documento solicitado até as 10 horas será entregue em um prazo de 5 horas.
(   ) Amanhã: o documento requerido até as 17 horas será entregue na empresa até as 10 horas do dia seguinte.
(   ) Trip: o documento solicitado será entregue em um prazo de 48 horas.
(   ) Busca local: em horário comercial, sob agendamento. O documento deverá ter sido solicitado com a antecedência de 24 horas.

 Veja mais sobre os Produtos & Serviços

"(...) a questão do arquivo não é uma questão do passado: é uma questão do futuro, de uma resposta, de uma promessa, de uma responsabilidade para com o amanhã."

- Jacques Derrida