Category : Produtos & Serviços

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Outsourcing documental

Terceirizar a gestão e o armazenamento de documentos

Terceirizar a gestão documental promove economia, eficiência e acesso a métodos científicos e tecnologias de ponta sem a necessidade de contratação de pessoal especializado e constantes atualizações de hardware e software, além de eliminar a atividade diária de localizar e acessar documentos no momento adequado e oportuno, indispensáveis às suas atividades cotidianas ou ao cumprimento de requisições legais;

Um estudo da International Data Corporation (http://www.idc.com/) prevê que ‘uma empresa de 500 funcionários possa gastar entre 8 e 19 milhões de euros anuais buscando informação não localizável ou inexistente’, recriando documentos, ocupando até 50% do tempo de trabalho de seus profissionais na localização, leitura ou duplicação de informações necessárias para a tomada de decisões e atividades cotidianas.

A solução da gestão híbrida permite que você tenha armazenado e conservado seus originais em papel perfeitamente organizados, liberando espaço físico nas suas instalações, ao tempo em que você tem controle de acesso a esses documentos, digital (via qualquer dispositivo conectado à internet) ou fisicamente (levamos até você).

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Mais detalhes sobre os serviços

A contratação de serviços poderá ser subdividida entre principal e auxiliares. Na prática, o cliente poderá escolher  um pacote de serviços sob medida, ultrapassando o escopo da simples custódia de documentos.

  • Guarda de Documentos ‘On-site‘ ou ‘0ff-site‘: acondionamento, custódia e garantia de acesso a documentos (independente de suporte), com ou sem intervenção arquivística.
  • Gestão de Documentos: a Gestão documental tem entre seus objetivos: facilitar o trabalho com os documentos (por exemplo: quais documentos guardar, como, onde etc); facilitar que o acesso à informação seja um recurso coletivo e sinérgico; preservar a memória institucional; garantir os direitos insitucionais e individuais; incrementar o valor do negócio a partir das informações registradas (experiência acumulada).
  • Consultoria arquivística: especialistas encontram soluções específicas para os diversos âmbitos da memória e da informação institucional.
  • Auditoria Arquivística: especialistas elaboram um laudo e diagnóstico informacional, propondo melhorias.

Serviços auxiliares e complementares

  • Auditoria arquivística e informacional
  • Back ups e cópias de segurança
  • Destruição Segura de Documentosl
  • Digitalização em massa ou sob demanda
  • Elaboração de produtos de divulgação e dinamização de acervos
  • Elaboração de projetos técnicos, sociais ou culturais
  • Higienização de documentos e depósitos
  • Migrações de suporte
  • Plano de ação contra sinistros & conservação preventiva
  • Projetos de Pesquisa Histórica
  • Leitura e transcrição paleográfica
  • Organização de coleções
  • Restauração de documentos
  • Telecinagem (migrações de suporte)
  • Treinamento, capacitação e cursos In Company (à distância ou presencial)
  • +

Modalidades de Acesso aos documentos sob custódia

(  ) Local (horário comercial): com agendamento de horário
(  ) Local (horário comercial): sem restrições
      (   ) diário
      (   ) semanal
      (   ) mensal

(   ) Acesso remoto 24×7: sofware de gestão de documentos instalado na empresa.
(   ) Acesso remoto 24×7: acesso web às bases de dados da Arxius do Brasil.

Entrega de Documentos

(   )  Rush: o documento será entregue em até 120 minutos após ter sido efetuado o pedido.
(   ) Express: o documento solicitado até as 10 horas será entregue em um prazo de 5 horas.
(   ) Amanhã: o documento requerido até as 17 horas será entregue na empresa até as 10 horas do dia seguinte.
(   ) Trip: o documento solicitado será entregue em um prazo de 48 horas.
(   ) Busca local: em horário comercial, sob agendamento. O documento deverá ter sido solicitado com a antecedência de 24 horas.

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